Odoo 18 Time Off 休假

Odoo 的 休假 程式是所有與休假相關資訊的中央樞紐，旨在簡化請假申請、餘額休假管理、分配、審批和報告的流程。

1. 程式概覽與存取權限

• 集中式管理：該程式可管理休假申請、餘額、分配、審批和報告。

• 使用者存取：

    ◦ 所有使用者都可以存取 休假 程式的 我的休假 和 概覽 部分。

    ◦ 其他所有部分（如配置、管理和詳細報告）都需要特定的存取權限，通常是 休假負責人 或 管理員 權限。

2. 申請休假時間

員工可以透過兩種主要方式提交休假申請，前提是休假時間已分配給他們:

• 從主 休假 程式儀表板 (休假程式 ‣ 我的時間 ‣ 儀表板)。

• 從 我的休假 儀表板視圖 (休假程式 ‣ 我的時間 ‣ 我的休假)。

申請流程：

2.1. 建立新申請：

    ◦ 在 休假 儀表板(Dashboard)或 我的休假 儀表板的預設列表視圖中，點擊 新建 按鈕。

    ◦ 注意：從 儀表板 請求會彈出一個 新建休假 申請表單視窗；從 我的休假 列表視圖請求則會導航到新的休假申請頁面。

2.2. 填寫申請表單：

    ◦ 休假類型 (Time Off Type)：從下拉選單中選擇請求的休假類型。

    ◦ 日期 (Dates)：輸入休假的開始和結束日期。

        ▪ 點擊日期欄位會彈出日曆。

        ▪ 先點擊開始日期，再點擊結束日期。選定的日期會被圈選，中間的日期（如果適用）會被反白。

        ▪ 如果只請一天假，點擊開始日期後再點擊同一天作為結束日期。

        ▪ 選定正確日期後，點擊 套用 按鈕。

    ◦ 半天 (Half Day) 和 自訂時數 (Custom Hours)：如果選定的休假類型設定為以小時計算，這些欄位會出現。

        ▪ 半天：勾選此框表示請半天假。選中後，第二個日期欄位會消失，並替換為下拉選單，可選擇 上午 (Morning) 或 下午 (Afternoon)。

        ▪ 自訂時數：勾選此框表示請假非整天或半天。選中後，此選項下方會出現 從 (From) 和 到 (To) 欄位，使用下拉選單選擇休假的開始和結束時間。

    ◦ 要求的時間 (Duration)：此欄位會在日期部分完成後自動更新，以反映請求的總休假時間（小時或天，取決於休假類型配置）。

    ◦ 說明 (Description)：輸入休假申請的描述，應包含經理和審批人可能需要的任何詳細資訊。

    ◦ 證明文件 (Supporting Document)：此欄位僅在選定的休假類型允許附件時出現。

        ▪ 點擊 附加文件 (Attach File) 按鈕，會彈出檔案總管視窗。

        ▪ 導航至所需檔案，選取後點擊 開啟 (Open) 按鈕。檔案將顯示在申請表單上。必要時可附加多個文件。

2.3. 儲存與提交：

    ◦ 如果申請是從 儀表板 建立的，點擊 儲存並關閉 (Save & Close) 按鈕以儲存資訊並提交申請。

    ◦ 如果表單是從 我的休假 列表視圖完成的，資訊會在輸入時自動儲存。但也可以隨時點擊（雲端上傳）圖示手動儲存表單。

3. 我的時間 (員工視圖)

在 休假 程式的 我的時間 選單中，用戶可以查看自己的各種休假資訊。

• 儀表板 (Dashboard)：

    ◦ 這是打開 休假 程式後出現的第一個頁面，也可透過導航至 休假程式 ‣ 我的時間 ‣ 儀表板 存取。

    ◦ 顯示當前年份，當前日期以紅色圓圈突出顯示。

    ◦ 可以點擊 年 按鈕更改視圖為 日 (Day)、週 (Week) 或 月 (Month)。

    ◦ 使用左右箭頭圖示在選定時間增量中向前或向後導航。點擊 今天 (Today) 按鈕可返回包含當前日期的視圖。

    ◦ 休假餘額摘要：日曆視圖上方顯示用戶的休假時間餘額摘要。每種已分配的休假類型都顯示在各自的摘要框中，列出休假類型、圖示、當前可用餘額以及到期日期（如果適用）。

    ◦ 詳細餘額：點擊休假摘要中可用餘額旁的（問號）圖示，會顯示完整的詳細資訊，包括 已分配 (Allocated)、應計（未來）(Accrued (future))、已批准 (Approved)、已計劃 (Planned) 和當前 可用 (Available) 休假時間。

    ◦ 未來餘額預估：如果用戶透過累計方案累積休假，會出現 （日期）餘額 (Balance on (Date)) 欄位。點擊日期選擇器可選擇未來日期，Odoo 會顯示該日期用戶應有的休假餘額，並考慮所有當前計劃和批准的休假時間。

    ◦ 圖例 (Legend)：日曆右側顯示各種休假類型及其對應顏色。圖例解釋了休假申請的各種狀態如何呈現。

        ▪ 已驗證 (Validated) 的休假顯示為實心顏色。

        ▪ 待審批 (To Approve) 階段的休假申請顯示為帶白色條紋的顏色。

        ▪ 已拒絕 (Refused) 的休假申請在日期上有一條線。

    ◦ 快捷操作：可以從儀表板建立新的休假申請（點擊 新建 (New)）或新的分配請求（點擊 新分配請求 (New Allocation Request)）。

• 我的休假 (My Time Off)：

    ◦ 導航至 休假程式 ‣ 我的時間 ‣ 我的休假 可查看所有休假申請的列表（包括過去和現在）。

    ◦ 列表顯示的資訊包括：休假類型 (Time Off Type)、描述 (Description)、開始日期 (Start Date)、結束日期 (End Date)、持續時間 (Duration) 和 狀態 (Status)。

    ◦ 也可以從此視圖點擊 新建 (New) 按鈕來建立新的休假申請。

• 我的分配 (My Allocations)：

    ◦ 導航至 休假程式 ‣ 我的時間 ‣ 我的分配 可查看所有分配和請求的分配列表。

    ◦ 顯示的資訊包括：休假類型 (Time Off Type)、描述 (Description)、金額 (Amount)、分配類型 (Allocation Type) 和 狀態 (Status)。

    ◦ 也可以從此視圖點擊 新建 (New) 按鈕來建立新的分配請求。

4. 配置 (管理員/負責人專用)

只有具有特定存取權限的用戶才能配置休假程式。

4.1 休假類型 (Time Off Types)

為了分配休假時間並讓員工申請，必須先配置各種休假時間類型。

• 查看現有休假類型：導航至 休假程式 ‣ 配置 ‣ 休假類型。

• 預設休假類型：程式預設包含四種休假類型：帶薪休假、病假、無薪假、補償日和加班時間。這些可以修改或直接使用。

• 建立休假類型：

    1. 導航至 休假程式 ‣ 配置 ‣ 休假類型，點擊 新建 (New) 按鈕。

    2. 在表單頂部的空白行輸入休假類型的名稱（例如：假期或喪假）。

    3. 必填欄位：休假類型名稱、請假類型 (Kind of Time Off)、休假請求 (Time off requests) 和分配請求 (Allocation requests) 部分。

• 休假類型表單詳情：

    ◦ 休假請求部分 (Time off requests section)：設定休假請求的審批方式。

        ▪ 批准 (Approval)：

            • 無需驗證 (No Validation)：休假申請自動批准。

            • 按休假主管 (By Time Off Officer)：僅需在表單的「通知休假工作人員」欄位中設定的休假工作人員批准（預設選項）。

            • 按員工審批者 (By Employee’s Approver)：僅需員工表單「工作資訊」標籤中設定的員工指定請假審批者批准。

            • 按員工審批者和休假主管 (By Employee’s Approver and Time Off Officer)：需員工指定請假審批者和休假主管同時批准。

    ◦ 分配請求部分 (Allocation requests section)：設定分配請求的審批方式。

        ▪ 需要分配 (Need Allocation)：選擇 是 (Yes) 表示必須為員工分配休假時間；選擇 無限制 (Unlimited) 表示無需事先分配（選擇「無限制」時，以下選項不顯示）。

        ▪ 員工請求 (Employee Requests)：

            • 允許額外天數申請 (Allow Extra Days Request)：員工可以申請比分配時間更多的假期。

            • 不允許 (Disallow)：員工不能申請超出分配時間的假期。

            • 重要：申請額外休假時間不保證一定獲得批准。

        ▪ 審批 (Approval)：

            • 無需驗證 (No Validation)：申請額外分配無需審批，自動批准。

            • 按休假主管 (By Time Off Officer)：僅需在「通知休假工作人員」欄位中設定的休假工作人員批准（預設選項）。

            • 按員工審批者 (By Employee’s Approver)：僅需員工表單「工作資訊」標籤中設定的員工指定審批者批准。

            • 按員工審批者和休假主管 (By Employee’s Approver and Time Off Officer)：需員工指定審批者和休假主管同時批准。

    ◦ 配置部分 (Configuration section)：設定其他休假類型詳細資訊，如如何請假、可見性以及對薪資程式的影響。

        ▪ 通知休假工作人員 (Notified Time Off Officer)：選擇負責審批該休假類型請求和分配的用戶。

        ▪ 請假方式 (Take Time Off in)：從下拉選單選擇休假時間的請求格式。

            • 天 (Day)：休假只能以整天為增量（8 小時）請求。

            • 半天 (Half Day)：休假只能以半天為增量（4 小時）請求。

            • 小時 (Hours)：休假可以以小時為增量請假。

        ▪ 扣除加班時間 (Deduct Extra Hours)：啟用此選項，如果休假請求應考慮員工累積的任何加班時間（例如，員工加班 2 小時，申請 5 小時休假，則實際申請為 3 小時，因為加班時間先被使用）。

        ▪ 包含公眾假日 (Public Holiday Included)：啟用此選項可將公眾假日從休假請求中排除（例如，美國員工在 7 月 4 日那一週請假，如果該選項啟用，則自動從 5 天休假調整為 4 天，因為 7 月 4 日是公眾假日，無需使用個人假期）。

        ▪ 允許附加證明文件 (Allow Supporting Document Attachment)：啟用此選項可允許員工在休假申請中附加文件（例如長期病假證明）。

        ▪ 休假類型 (Kind of Time Off)：從下拉選單中選擇 工作時間 (Worked Time) 或 缺勤 (Absence)。

            • 工作時間 表示休假時間計入工作時間，用於員工的任何類型的應計工作。

            • 缺勤 不計入任何類型的應計工作。

        ▪ 公司 (Company)：如果在多公司資料庫中，選擇該休假類型適用的公司。留空表示適用於所有公司（此欄位僅在多公司資料庫中顯示）。

    ◦ 負餘額上限部分 (Negative cap section)：

        ▪ 允許負餘額上限 (Allow Negative Cap)：啟用此選項，允許員工請求的休假時間超過當前擁有的時間，導致負餘額。

        ▪ 如果啟用，會出現 最大超額量 (Maximum Excess Amount) 欄位，輸入允許的最大負數天數。

    ◦ 薪酬管理部分 (Payroll section)：

        ▪ 如果休假類型應在 薪酬管理 程式中建立工作條目，從下拉清單中選擇 工作條目類型 (Work Entry Type)。

    ◦ 工時單部分 (Timesheet section)：

        ▪ 注意：僅在開發者模式下顯示。

        ▪ 專案 (Project)：選擇休假類型條目顯示的專案。

        ▪ 任務 (Task)：選擇此休假類型工時單中顯示的任務（預設選項為：休假、會議或培訓）。

    ◦ 顯示選項部分 (Display option section)：

        ▪ 顏色 (Color)：選擇要在 休假 程式儀表板中使用的顏色。

        ▪ 封面圖片 (Cover Image)：選擇要在 休假 程式儀表板中使用的圖示。

4.2 累計方案 (Accrual Plans)

有些休假時間是透過累計方案獲得的，即員工每工作規定的時間（小時、天、週等），就能獲得或「應計」規定的休假時間。

• 建立累計方案：

    1. 導航至 休假程式 ‣ 配置 ‣ 累計方案，點擊 新建 (New) 按鈕。

    2. 名稱 (Name)：輸入累計方案名稱。

    3. 應計增益時間 (Accrual Gain Time)：選擇員工開始累積假期的時間（應計期開始時或應計期結束時）。

    4. 結轉時間 (Carry-Over Time)：選擇員工何時收到之前獲得的時間。

        ▪ 年初 (Start of Year)：應計金額在下一年的 1 月 1 日結轉。

        ▪ 在分配日期 (On Allocation Date)：應計項目在時間分配給員工後立即結轉。

        ▪ 其他 (Other)：如果其他選項都不適用，選擇此項後會出現 結轉日期 (Carry-Over Date) 欄位，選擇日期（日和月）。

    5. 基於工作時間 (Based on Worked Time)：啟用此選項表示應計假期根據員工的工作時間決定。未被視為工作時間的天數不計入累計方案。

    6. 里程碑過渡 (Milestone Transition)：僅在累計方案中配置至少兩條規則後可見。選擇員工何時過渡到新的里程碑（立即或在本次應計期結束後）。

    7. 公司 (Company)：僅在多公司資料庫中顯示，選擇累計方案適用的公司。留空表示適用於所有公司。

• 規則 (Rules)：必須制定規則，以便員工從累計方案中累積休假時間。

    1. 點擊灰色「規則」部分的 新里程碑 (New Milestone) 按鈕。

    2. 建立里程碑 (Create Milestone) 表單欄位：

        ▪ 員工累積 (Employee Accrue)：選擇賺取休假時間的參數。

            • 選擇 天數 (Days) 或 小時 (Hours) 作為累積時間的增量。

            • 輸入選定參數的應計數值（例如 X.XXXX 格式，可配置部分天數或小時數）。

            • 選擇累積時間的頻率（每小時、每天、每週、每月兩次、每月、每年兩次或每年）。

            • 根據選擇的選項，可能會出現其他欄位（例如，如果選擇「每月兩次」，則會出現兩個附加欄位以指定每月的兩天）。

        ▪ 上限累積時間 (Cap accrued time)：如果員工使用此計劃可以累積的最大時間量，啟用此選項。

            • 啟用後，右側會出現兩個附加欄位。第二個欄位會根據「員工累積」部分選擇的增量（天或小時）填充。

            • 在第一個欄位中輸入數值，指定可以累積的最大時間量。

        ▪ 開始累積 (Start Accruing)：輸入員工開始累積休假時間之前必須經過的時間段數值和單位（天、月或年）。

        ▪ 結轉時間 (Carry over)：選擇如何處理未使用的休假時間。

            • 無。累積時間重置為 0 (None. Accrued time reset to 0)：任何未使用的休假時間都會丟失。

            • 所有累積時間結轉 (All accrued time carried over)：所有未使用的休假時間都結轉到下一個日曆年。

            • 帶有最大值結轉 (Carry over with a maximum)：未使用的休假時間結轉到下一個日曆年，但有上限。選擇此項後會出現 上限 (Up to) 欄位，輸入可以結轉到下一年小時數或天數的最大值。

            • 重要：如果 規則 中的「結轉時間」設定為「無。累積時間重置為 0」，則此設定會覆蓋 累計方案 上的「結轉時間」設定。例如，即使累計方案設定為在年初結轉，但如果規則設定為不結轉，則未使用的假期也不會結轉。

        ▪ 里程碑上限 (Milestone cap)：勾選此框以設定每年可累積的總時間量上限。輸入員工一年內可累積的總最大小時數或天數。

            • 如果「結轉時間」設定為「無。累積時間重置為 0」，則此欄位不會出現。

        ▪ 結轉有效性 (Carry Over Validity)：勾選此框以設定員工使用任何結轉休假時間的時間限制。選擇時間單位（天或月），然後輸入員工必須使用其結轉休假時間的最大天數或月數。該時間段過後，任何未使用的結轉時間將會過期。

            • 如果「結轉時間」設定為「無。累積時間重置為 0」，則此欄位不會出現。

        ▪ 完成表單後，點擊 儲存並關閉 (Save & Close) 儲存，或點擊 儲存並新建 (Save & New) 儲存並建立另一個里程碑。

4.3 公眾假日 (Public Holidays)

由於假期因國家甚至城市而異，Odoo 中沒有預先配置的公眾假日。為了觀察公共或國家假日並為員工提供額外的假日，請在 Odoo 中配置已觀察到的公眾假日。

• 重要性：配置公眾假日很重要，以便員工了解他們休息的日子，並且不會在已經設定為公眾假日的日子（非工作日）請求休假。

• 與其他程式整合：在 休假 程式中配置的所有公眾假日也會反映在使用工作排程的任何程式中，如 日曆 (Calendar)、規劃 (Planning)、製造 (Manufacturing) 等。

• 建立公眾假日：

    1. 導航至 休假程式 ‣ 配置 ‣ 公眾假日。

    2. 點擊 新建 (New) 按鈕。

    3. 名稱 (Name)：輸入假期名稱。

    4. 公司 (Company)：如果在多公司資料庫中，此欄位預設為當前公司。此欄位 無法 編輯。

        ▪ 注意：此欄位預設隱藏。點擊列表右上角的（設定調整）圖示，然後從下拉選單中啟用「公司」選項以顯示該欄位。

    5. 開始日期 (Start Date)：使用日期和時間選擇器，選擇假期開始的日期和時間，然後點擊 應用 (Apply)。預設為當前日期，開始時間根據公司的工作排程設定。

    6. 結束日期 (End Date)：使用日期和時間選擇器，選擇假期結束的日期和時間，然後點擊 應用 (Apply)。預設為當前日期，時間設定為公司的結束時間。

        ▪ 時間區範例：若舊金山公司工作時間為上午 9:00 - 下午 6:00。紐約用戶（東部標準時間）看到公共假日顯示為中午 12:00 - 晚上 9:00；洛杉磯用戶（太平洋標準時間）看到上午 9:00 - 下午 6:00。

    7. 工作時間 (Working Hours)：如果假期只適用於有特定工作時間的員工，從下拉選單中選擇工作時間。留空表示適用於所有員工。

    8. 工作條目類型 (Work Entry Type)：如果使用 薪酬管理 程式，此欄位定義了假日的「工作條目」顯示方式，從下拉選單中選擇類型。

4.4 強制工作日 (Forced Working Days)

有些公司規定了一些特殊的日子，要求特定部門或全體員工到崗，在這些特殊的日子裡不允許請假。

• 配置後：指定部門或公司的員工將無法提交這些強制工作日的請假申請。

• 建立強制工作日：

    1. 導航至 休假程式 ‣ 配置 ‣ 強制工作日。

    2. 點擊左上角的 新建 (New) 按鈕。

    3. 名稱 (Name)：輸入強制工作日的名稱。

    4. 公司 (Company)：如果在多公司資料庫中，選擇強制工作日所屬的公司。

    5. 部門 (Departments)：此列預設隱藏。點擊右上角的（附加選項）圖示，然後勾選「部門」旁邊的複選框以顯示該列。

        ▪ 從下拉選單中選擇所需部門。可選擇多個部門，數量沒有限制。

        ▪ 如果此欄位留空，則強制工作日適用於整個公司。

    6. 開始日期 (Start Date)：使用日曆選擇器選擇強制工作日的開始日期。

    7. 結束日期 (End Date)：使用日曆選擇器選擇強制工作日的結束日期。如果建立單個強制工作日，結束日期應與開始日期相同。

    8. 顏色 (Color)：選擇所需的顏色。如果不需要顏色，選擇「無顏色」選項（白色方塊）。選定的顏色會顯示在主 休假 程式儀表板的日曆和圖例中。

5. 分配休假時間 (管理員/負責人專用)

一旦配置了休假類型和累計計劃，下一步就是 分配 或給員工放假。只有擁有 休假 程式的 休假負責人 或 管理員 存取權限的用戶才能看到 休假 程式的 分配 頁面。

• 分配休假時間：

    1. 導航至 休假程式 ‣ 管理 ‣ 分配。

    2. 點擊 新建 (New) 以分配休假時間，會出現空白的 分配 (Allocation) 表格。

    3. 在表格第一個空白欄輸入分配名稱後，輸入以下資訊：

        ▪ 休假類型 (Time Off Type)：使用下拉選單，選擇分配給員工的休假類型。

        ▪ 分配類型 (Allocation Type)：選擇 常規分配 (Regular Allocation) 或 應計分配 (Accrual Allocation)。

            • 如果選擇 應計分配，則會出現 累計方案 (Accrual Plan) 欄位。使用下拉選單選擇與分配相關的累計方案。應計分配必須選擇一個累計方案。

        ▪ 有效期/開始日期 (Validity Period/Start Date)：

            • 如果選擇 定期分配 (Regular Allocation)，此欄位標籤為「有效期」。

            • 如果選擇 應計分配，此欄位標籤為「開始日期」。

            • 預設會填入當前日期。點擊可選擇其他日期。如果分配的時間會過期，請在下一個日期欄位中選擇過期日期。如果休假 沒有 過期，則第二個日期欄位留空。如果沒有選擇日期，「無限制」會出現在欄位中。

            • 如果選擇 應計分配，第二個欄位標籤為 運行至 (Run Until)。

            • 重要：如果輸入的 開始日期 在一個時間段的中間（例如月中），Odoo 將根據累計方案中輸入的「應計增益時間」（「在應計期開始時」或「在應計期結束時」），而不是輸入的具體日期，將分配應用於該時間段的開始或結束。

        ▪ 分配 (Allocation)：輸入分配給員工的時間量（小時或天，取決於休假類型配置）。

        ▪ 添加理由… (Add a reason…)：輸入休假分配的描述或備註。

• 多重分配 (Multiple Allocations)：可以一次性為多名員工分配時間。

    1. 導航至 休假程式 ‣ 管理 ‣ 分配。

    2. 點擊左上角的（動作）圖示，然後點擊 多重請求 (Multiple Requests)。會彈出 多重請求 視窗。

    3. 此表單與「分配」表單相同，但多了一個 模式 (Mode) 欄位，用於確定如何選擇多名員工。

        ▪ 按員工 (By Employee)：允許選擇多個個人員工，無論部門、公司或標籤。會出現 員工 (Employees) 欄位，可選擇無限量的員工。

        ▪ 按公司 (By Company)：允許選擇特定公司內的所有員工。會出現 公司 (Company) 欄位，只能選擇一個公司，該公司內 所有 員工都將收到分配。

        ▪ 按部門 (By Department)：允許選擇特定部門內的所有員工。會出現 部門 (Department) 欄位，只能選擇一個部門，該部門內 所有 員工都將收到分配。

        ▪ 按員工標籤 (By Employee Tag)：允許選擇具有特定標籤的所有員工。會出現 員工標籤 (Employee Tag) 欄位，只能選擇一個標籤，具有該標籤的 所有 員工都將收到分配。

    4. 選擇 休假類型 (Time Off Type)。一旦選定，佔位符名稱會更改為所選休假類型的名稱及天數。可選擇更改分配名稱。

    5. 填寫其餘的「多重請求」表單，完成後點擊 建立分配 (Create Allocations)。

• 請求分配 (Request Allocation) (員工視圖)：如果員工已用完所有休假時間或即將用完，他們可以申請額外的時間分配。

    1. 可以透過主 休假 儀表板上的 新分配請求 (New Allocation Request) 按鈕，或 我的分配 (My Allocations) 列表視圖中的 新建 (New) 按鈕來建立新的分配請求。

        ▪ 注意：從 儀表板 請求時，表單會顯示在彈出視窗中，「有效期」欄位不會出現。從 我的分配 列表視圖請求時，螢幕會導航到新的分配請求頁面。

    2. 在新分配申請表中輸入以下資訊：

        ▪ 休假類型 (Time Off Type)：從下拉選單中選擇分配請求的休假類型。

        ▪ 有效期 (Validity Period)：預設為當前日期，無法修改。此欄位僅在從「我的分配」視圖請求分配時出現。

        ▪ 分配 (Allocation)：在此欄位中輸入請求的時間量（天數或小時）。填入後，分配請求的名稱會更新以包含請求的時間量。

        ▪ 添加理由… (Add a reason…)：在此欄位中輸入分配請求的說明，應包含審批人審批請求時可能需要的任何詳細資訊。

    3. 如果申請是從 儀表板 建立的，點擊 建立分配 彈出視窗上的 儲存並關閉 (Save & Close) 按鈕，保存資訊並提交申請。

    4. 如果表單是從 我的分配 列表視圖中完成的，資訊會自動儲存。不過，也可以隨時點擊（雲端上傳）圖示手動儲存表單。

6. 管理 (批准/拒絕) 休假與分配 (管理員/負責人專用)

休假和分配申請在批准之前需要經過審批程序。申請需要一次或兩次審批（如有），這取決於如何配置具體的休假類型。所有這些配置都可以在 休假 程式的 管理 部分找到。

• 只有可以批准分配和休假申請的人員才能在 休假 程式中看到 管理 部分。

6.1 管理休假 (Manage Time Off)

• 查看待批准的休假申請：導航至 休假程式 ‣ 管理 ‣ 休假，會顯示 所有休假 (All Time Off) 頁面。

• 此頁面上僅可見屬於用戶在 休假 程式中擁有 休假負責人 或 管理員 存取權限的員工的請假申請。

• 預設過濾器：所有休假 頁面上的預設過濾器是 等待我 (Waiting For Me)，它僅顯示需要為用戶團隊中當前員工批准的休假請求，狀態為 待批准 (To Approve) 或 二次批准 (Second Approval)。

• 分組選項：在 所有休假 頁面的左側，有各種分組選項可縮小顯示的休假請求，位於「狀態」和「部門」標題下方。

    ◦ 由於預設僅顯示需要批准的休假請求，因此「狀態」選項僅為 所有 (All)、待批准 和 二次批准。

    ◦ 用戶所屬並管理員工的各個部門也會顯示在頁面左側的「部門」下方。

    ◦ 注意：如果沒有符合某個狀態選項或部門的請求，該狀態或部門將 不會 顯示在左側選單中。

• 狀態顏色：

    ◦ 待批准 和 二次批准 請求以黃色突出顯示，並且是預設列表中唯一顯示的請求。

    ◦ 如果移除「等待我」過濾器，所有狀態都會顯示。

    ◦ 已批准 (Approved) 請求以綠色突出顯示。

    ◦ 待提交 (To Submit)（草稿）請求以藍色突出顯示。

    ◦ 已拒絕 (Refused) 請求以灰色突出顯示。

• 執行操作：

    ◦ 批准 (Approve) 休假請求：點擊行末的 批准 按鈕。

    ◦ 驗證 (Validate) 已批准並等待二次批准的休假請求：點擊行末的 驗證 按鈕。

    ◦ 拒絕 (Refuse) 請求：點擊行末的 拒絕 按鈕。

• 查看詳情/修改：點擊休假請求行上的任意位置（除了批准、驗證和拒絕按鈕），會載入該特定休假請求表單。根據用戶的權限，可以進行更改。所有更改都會自動儲存。也可以從此表單批准、驗證或拒絕請求。

6.2 管理分配 (Manage Allocations)

• 查看需要批准的分配：導航至 休假程式 ‣ 管理 ‣ 分配，會顯示 分配 (Allocations) 頁面。

• 用戶僅會看到他們在 休假 程式中擁有 休假負責人 或 管理員 存取權限的員工的分配。

• 預設過濾器：分配 頁面上的預設過濾器是 我的團隊 (My Team) 和 活躍員工 (Active Employee)，僅顯示用戶團隊中（他們管理）的員工和活躍員工。不顯示非活躍記錄。

• 分組選項：分配 頁面左側有各種分組選項可縮小顯示的分配請求。

    ◦ 「狀態」選項包括：所有 (All)、待批准 (To Approve)、已拒絕 (Refused) 和 已批准 (Approved)。點擊特定「狀態」可僅查看該狀態的請求。

    ◦ 也可以按部門顯示分配請求。點擊 分配 頁面左側所需 部門 (Department)，僅顯示該特定部門的分配。

    ◦ 注意：左側的分組 僅 顯示在「搜尋」欄中未移除預設過濾器（如「我的團隊」和「活躍員工」）下的分配請求。

• 移除過濾器：可以隨時點擊特定過濾器上的（移除）圖示來移除任何預設過濾器。

• 狀態顏色：

    ◦ 待批准 請求以黃色突出顯示。

    ◦ 已批准 請求以綠色突出顯示。

    ◦ 已拒絕 請求以灰色突出顯示。

• 執行操作：

    ◦ 批准 分配請求：點擊行末的 驗證 (Validate) 按鈕。

    ◦ 拒絕 請求：點擊 拒絕 (Refuse) 按鈕。

• 查看詳情/修改：點擊分配請求行上的任意位置（除了驗證或拒絕按鈕），會透過分配請求表單詳細查看該特定請求。根據用戶的權限，可以對分配請求表單進行更改。所有更改都會自動儲存。也可以從此表單批准或拒絕請求。

7. 報告 (Reporting)

報告功能允許用戶按員工或請假類型查看其團隊的休假情況。這樣，用戶就可以查看哪些員工正在休假、休假時間長短以及休假類型。

• 整合至試算表/儀表板：任何報告都可以在（圖表）或（樞紐分析表）視圖中，透過報告左上角出現的 插入至試算表 (Insert in Spreadsheet) 按鈕添加到試算表中（如果安裝了 文件 程式）。如果沒有，則可將報告添加到 儀表板 中。

7.1 按員工 (by Employee)

• 導航至 休假程式 ‣ 報告 ‣ 按員工，可查看員工休假請求列表。

• 預設報告以列表視圖顯示當年數據，按字母順序顯示所有員工。每個員工的資料行預設為折疊。點擊行上任意位置可展開。

• 展開後，休假申請按休假類型排列。點擊休假類型行上任意位置可展開該行，查看該類型下的所有休假申請。

• 列表中顯示的資訊包括：員工 (Employee) 姓名、休假天數 (Time Off Days)、開始日期 (Start Date)、結束日期 (End Date)、狀態 (Status) 和 描述 (Description)。

• 報告還可以以其他方式顯示（列表、圖表、樞紐分析表、日曆），點擊右上角相應的按鈕選項即可。

7.2 按類型 (by Type)

• 導航至 休假程式 ‣ 報告 ‣ 按類型，可查看按休假類型組織的所有休假圖表。預設顯示為條形圖。

• 將滑鼠懸停在條形圖上可查看該特定休假類型的 持續時間（天數）(Duration (days))。

• 點擊條形圖可進入詳細列表，查看該請假類型下所有的請假申請。

• 每個請求都會列出，並顯示以下資訊：員工 (Employee)、天數 (Days)、請求類型 (Request Type)、開始日期 (Start Date)、結束日期 (End Date)、狀態 (Status) 和 描述 (Description)。

• 報告還可以以其他方式顯示（圖表、列表、樞紐分析表），點擊右上角相應的按鈕選項即可。

7.3 餘額 (Balance)

• 導航至 休假程式 ‣ 報告 ‣ 餘額，可查看按休假類型組織的所有休假餘額的樞紐分析表，並進一步按 剩餘 (Left) 和 已計劃 (Planned) 的天數和小時數組織。

• 預設顯示為樞紐分析表。員工填充行，而各種休假類型和餘額填充列。

在這裡開始寫入