Odoo 18 Planning 規劃

Odoo 18 Planning 規劃

Odoo 規劃模組讓您能夠規劃團隊的日程並管理班次和資源。此功能旨在滿足多樣化的業務需求，並引入了以下核心概念：

• 班次 (Shifts)：分配給資源的排班時段。

• 資源 (Resources)：可以是人力 (員工) 或材料 (例如設備)。

• 角色 (Roles)：分配給資源，用於組織團隊內的工作。

一. 配置 (Configuration)

在開始規劃之前，需要進行一些初始配置。

1. 角色 (Roles) 

角色定義了您的資源將執行的職責（例如，廚師、調酒師、服務員）。

• 建立角色：

    ◦ 前往 排期 (Planning) ‣ 配置 (Configuration) ‣ 角色 (Roles)。

    ◦ 點擊 新建 (New)，並填寫名稱 (Name)（例如：助理、接待員、經理）。

    ◦ 選擇將執行此角色的資源 (Resources)，資源可以是員工 (Employees) 或材料 (Materials)。

• 服務欄位 (Services Field)：如果您的資料庫中安裝了銷售 (Sales) 應用程式，則會顯示服務 (Services) 欄位。這允許您指定執行特定服務所需的角色，以便將班次分配給正確的人員。

• 屬性欄位 (Property Fields)：屬性欄位允許您在多個 Odoo 應用程式的表單中添加自定義欄位。在「規劃」中，您可以為與角色關聯的班次添加屬性欄位。

    ◦ 建立屬性欄位：

        ▪ 從任何排程切換到列表視圖。

        ▪ 在您希望編輯的班次上點擊 檢視 (View)。

        ▪ 如果角色 (Role) 欄位為空，請填寫所需的角色。

        ▪ 點擊齒輪圖標並選擇 添加屬性 (Add Properties)。

        ▪ 根據您的需求配置新欄位。

    ◦ 用途範例：屬性欄位可以應用於以下情境：

        ▪ 認證 (Accreditation)：適用於需要特定許可證的角色（例如駕照）。

        ▪ 地點 (Location)：適用於在多個地點營運的公司（例如商店或餐廳）。

        ▪ 語言 (Language)：適用於多語言環境（例如顧問公司）。

• 自動規劃與角色 (Auto Plan and Roles)：在使用自動規劃 (Auto Plan) 功能時，角色會被考慮在內。

2. 員工 (Employees) 

所有員工都可以納入規劃並分配班次。

• 調整規劃設定：

    ◦ 前往 排期 (Planning) ‣ 配置 (Configuration) ‣ 員工 (Employees)，選擇您要編輯設定的員工。

    ◦ 或者，您也可以從預設安裝的員工 (Employees) 應用程式中進行此操作。

    ◦ 前往工作資訊 (Work Information) 標籤頁。

• 對規劃有影響的部分：員工「工作資訊」標籤頁的兩個部分會影響規劃功能：

    ◦ 日程 (Schedule)：主要是工作時間 (Working Hours) 欄位。

        ▪ 工作時間 (Working Hours)：在計算班次的分配時間 (Allocated Time) 及其百分比時，會將工作時間納入考量。如果「工作時間」欄位留空，則該員工被視為彈性工時。

        ▪ 建立個人工作時間：點擊 搜索更多... (Search more...)，然後點擊 新建 (New)，例如為兼職員工創建。

        ▪ 對薪資的影響：規劃中的「工作時間」和「分配時間」可能會影響薪資 (Payroll)，如果員工的合約設定為根據班次產生工作條目。

    ◦ 規劃 (Planning)：規劃角色 (Planning roles) 欄位。

        ▪ 員工角色：一旦員工擁有一個或多個角色：

            • 為該員工創建班次時，只顯示該欄位中所選角色的班次範本。

            • 發布日程表時，員工只會收到分配給他們角色的空缺班次通知。

            • 在自動分配開放班次或規劃銷售訂單時，只會為員工分配其角色的班次。

        ▪ 預設角色 (Default role)：當定義了預設角色時：

            • 為員工創建班次時，會自動選擇預設角色。

            • 在自動分配開放班次或規劃銷售訂單時，該角色也優先於員工的其他角色。

        ▪ 無角色員工：如果規劃角色欄位為空，則與員工共享的班次範本和開放班次將不受限制。然而，沒有角色的員工無法使用自動規劃 (Auto Plan) 功能。

3. 材料 (Materials) 

材料是可以分配班次和工作時間的資源，但不是員工。

• 範例：建築公司可以使用材料為共享機器（如起重機、叉車）創建班次。

• 設定：與員工類似，材料也可以分配角色和工作時間。

4. 班次範本 (Shift Templates) 

班次範本可以預設班次詳細資訊，簡化班次創建過程。

• 建立班次範本：

    ◦ 在任意規劃表上點擊 新建 (New)，然後填寫班次詳情。勾選 保存為範本 (Save as Template)。

    ◦ 或者，您可以前往 排期 (Planning) ‣ 配置 (Configuration) ‣ 班次範本 (Shift Templates)，然後點擊 新建 (New)。

    ◦ 填寫 開始時間 (Start Time) 和 班次時間 (Shift Time)。班次的結束時間 (End Time) 將根據工作時間 (Working Hours) 計算，並將工作時間和休息時間考慮在內。

• 範例：

    ◦ 員工的工作時間為週一至週五，上午 8 時至下午 5 時，中午 12 時至下午 1 時休息。

    ◦ 創建一個開始時間為上午 9 點、持續時間為 8 小時的班次範本，根據工作時間和 1 小時的休息時間，結束時間為下午 5 點。

    ◦ 創建一個開始時間為上午 10 點、持續時間為 10 小時的輪班範本，結束時間將為第二天上午 10 點，因為根據工作時間，當天下午 5 點已經下班。

• 額外配置：您可以為每個輪班範本進行配置：

    ◦ 角色 (Role)：將班次與特定角色關聯。

    ◦ 專案 (Project)：記錄專門用於專案工作的班次。

二. 規劃排班 (Planning Schedules)

當您打開排期應用程式時，您會看到自己的日程安排。具備管理員角色的使用者還可以查看「按資源安排日程」、「角色」、「專案」或「銷售訂單」，以及報告和配置選單。

1. 視覺呈現 

日程表顯示在甘特視圖中，您可以透過拖放進行編輯、調整大小、拆分和複製，而無需打開它們。班次使用以下視覺元素：

• 全彩色 (Full color)：已規劃並發布的班次。

• 斜條紋 (Diagonal stripes)：已規劃但尚未發布的班次。

• 灰色背景 (Grayed-out background)：請假中的員工。

• 進度條 (Progress bar)：正在進行中且已連結工時表的班次。

• 灰色班次 (Grayed-out shift)：複製班次時，複製的班次以全彩色顯示，而先前存在的班次暫時變灰。在下次頁面刷新或移除篩選器時，顏色會變回全彩色或斜條紋。

2. 建立班次 (Create a Shift)

• 前往任何排程，然後點擊 新建 (New)。

• 在彈出視窗中填寫以下詳細資訊：

    ◦ 範本 (Templates)：如果資料庫中存在一個或多個範本，它們會顯示在彈出視窗的上方區域。選中範本後，它會相應地預填班次表單。

    ◦ 資源 (Resource)：資源可以是員工或材料。如果此欄位留空，該班次將被視為開放班次 (open shift)。

    ◦ 角色 (Role)：選擇分配的資源將執行的角色。此欄位在自動規劃班次時使用。一旦選擇一個角色，與其關聯的班次範本將顯示在彈出視窗的上方區域。

    ◦ 專案 (Project)：如果安裝了專案 (Project) 應用程式，此欄位允許您將專案連結到班次，從而能夠規劃和追蹤專用於所選專案的班次。

    ◦ 銷售訂單項目 (Sales Order Item)：如果安裝了銷售 (Sales) 應用程式，此欄位允許您將銷售訂單連結到班次。

    ◦ 重複 (Repeat)：勾選此複選框並根據您的需求配置每隔重複 (Repeat Every) 欄位。重複班次適用以下規則：

        ▪ 所有欄位（例如，資源 (Resource)、角色 (Role)、專案 (Project)）都從原始班次複製，但日期會根據每隔重複 (Repeat Every) 欄位進行調整。

        ▪ 重複班次已規劃但未發布。

        ▪ 依預設，已規劃的班次會提前六個月創建，之後會逐步創建。要更改時間範圍，請啟用開發者模式 (Developer mode)，然後前往 排期 (Planning) ‣ 配置 (Configuration) ‣ 設定 (Settings) 並編輯重複班次 (Recurring Shifts)。

    ◦ 保存為範本 (Save as Template)：勾選此選項時，會創建一個班次範本，其開始和結束時間 (Start and End hours)、分配時間 (Allocated time)、角色 (Role) 和專案 (Project) 與原始班次相同。

    ◦ 發送給員工的附加說明 (Additional note sent to the employee)：點擊欄位以添加說明。

    ◦ 日期 (Date)：選擇班次的日期和時間。這是創建班次時唯一必填的欄位。

    ◦ 分配時間 (Allocated time)：根據日期和員工的工作日程 (Working Schedule) 計算。詳情請參閱「班次範本」部分。

• 點擊 發布並保存 (Publish & Save) 以確認班次並透過電子郵件將其日程表發送給指定員工。

    ◦ 草稿在管理員的規劃視圖中可見，並以斜線標識。員工僅在班次發布後才會收到通知。

    ◦ 根據員工帳戶配置，會發送兩種通知：

        ▪ 沒有用戶帳戶的員工會被重定向到專用的規劃門戶 (Planning portal)。

        ▪ 有用戶帳戶的員工會被重定向到 Odoo 後端視圖中的我的規劃 (My Planning) 視圖。

• 拆分班次 (Split Shifts)：拆分班次工具可以輕鬆地將長時間的班次拆分為多個片段。將滑鼠懸停在所需的班次上並點擊剪刀圖標即可。

3. 開放班次與自動規劃 (Open Shifts and Auto Planning) 

自動規劃 (Auto Plan) 按鈕允許您分配開放班次（未分配資源的班次）以及創建和分配與銷售訂單或專案連結的班次。

• 影響自動規劃的因素：

    ◦ 角色 (Roles)：開放班次只會分配給已分配相應角色的資源（員工或材料）。無法對沒有角色的員工使用「自動規劃」功能。

    ◦ 預設角色 (Default roles)：分配給資源的預設角色優先於他們已分配的其他角色。

    ◦ 衝突 (Conflicts)：員工或材料不能同時被分配多個班次。

    ◦ 休假 (Time off)：會將員工的休假和國定假日納入考量。

    ◦ 工作時間 (Working hours)：在為員工或材料分配班次時會納入考量。無法對彈性工時的員工使用「自動規劃」功能。

    ◦ 合約 (Contracts)：如果員工有有效的合約，他們將不會被分配到其合約期之外的班次。

• 點擊 發布 (Publish) 以確認日程表並通知員工他們的規劃。

三. 班次管理 (Managing Shifts)

發布班次後，員工可以進行一些調整。

1. 班次轉換 (Switching Shifts) 

此功能預設可用且無法禁用。

• 員工發起：一旦班次被規劃並發布，員工會收到電子郵件通知。如果員工希望轉換班次，他們可以點擊不想要的班次並點擊 請求轉換 (Ask to switch)。

• 排程顯示：該班次仍然分配給原始員工，但在排程中，班次上會顯示一則通知，告知分配的員工希望轉換班次。

• 其他員工認領：該班次隨後會顯示給其他具有相同角色的員工。如果他們希望將其分配給自己，他們可以點擊 我來承擔 (I take it) 按鈕。

• 規則：

    ◦ 只有與員工角色相符的班次才會顯示為可用。

    ◦ 過去的班次無法進行轉換。

2. 取消分配 (Unassignment) 

此功能與「班次轉換」功能互斥，啟用後會取代「班次轉換」選項。

• 啟用取消分配：

    ◦ 前往 排期 (Planning) ‣ 配置 (Configuration) ‣ 設定 (Settings)。

    ◦ 勾選 允許取消分配 (Allow Unassignment) 複選框。

    ◦ 指定員工可以在班次開始前多少天內取消分配自己。

• 員工發起：一旦班次被規劃並發布，員工會收到電子郵件通知。如果允許取消分配班次，員工可以點擊 我無法參與 (I am unavailable) 按鈕，班次將恢復為開放班次。

• 規則：

    ◦ 只有與員工角色相符的班次才會顯示在他們的日程表中。

    ◦ 過去的班次無法取消分配。