Odoo 18 Employees 員工

Odoo 的 員工 模組是您公司人資管理的中央樞紐，用於集中管理 人事檔案、僱傭合同 和 部門架構 等核心資料。正確配置此模組能確保儀表板即時顯示每位員工的在崗狀態和工作地點，這些關鍵資料直接影響薪資核算準確性、人力規劃效率及合規性報告生成。

1. 員工管理 (Employees)

當有新員工入職時，首要步驟是建立新的員工記錄。此記錄是所有員工重要資訊的集中儲存地，包括一般資訊、工作經歷和技能、各種工作資訊、個人詳細資料、薪資相關資訊以及影響與資料庫中其他應用程式整合的各種設定。

1.1 建立新員工記錄

1. 首先，打開 員工應用程式。

2. 點擊左上角的 新建 按鈕，會出現一個空白的僱員表單。

3. 繼續填寫所需資訊及其他詳細資料。

1.2 員工檔案詳細資訊 

員工表單會自動儲存您輸入的資料，您也可以隨時點擊 (手動儲存) 圖示進行手動儲存。

• 一般資訊

    ◦ 員工姓名：輸入員工姓名，此為必填欄位。

    ◦ 職稱：此欄位出現在員工姓名下方，可手動填寫。或者，您也可以從 部門 欄位下方的 職稱 下拉選單中選擇，以自動填充上方欄位。這兩個欄位不需要完全匹配，上方欄位可以填寫更具體或描述性的職稱。

    ◦ 照片：在員工表單右上角的圖片框中，點擊 (編輯) 圖示上傳照片。

    ◦ 工作聯絡資訊：輸入員工的 工作電子郵件、工作電話 和 工作手機。

    ◦ 標籤：從下拉選單中選擇或建立標籤，為員工添加相關標籤。標籤數量沒有限制。

    ◦ 公司：從下拉選單中選擇新員工受雇的公司。此為必填欄位。

    ◦ 部門：從下拉選單中選擇員工所屬部門。

    ◦ 經理：從下拉選單中選擇員工的經理。

    ◦ 教練：從下拉選單中選擇員工的教練。

    ◦ 下次考核日期：此欄位僅在安裝 考核 應用程式時可見，日期會根據 考核 應用程式中的設定自動填充，也可手動修改。

• 履歷選項卡

    ◦ 個人學經歷/技能：在此處輸入員工的工作經歷。每條經歷都必須單獨輸入，首次點擊 建立新條目。您可以填寫 標題、員工、類型 (經歷、教育、社交媒體、內部認證)、顯示類型 (經典、認證)、持續時間 (開始和結束日期) 和 說明。

    ◦ 技能：員工的技能可在履歷選項卡中輸入。要添加技能，必須先配置技能類型 (例如：語言、軟技能)。

        ▪ 技能類型設定：前往 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 技能類型 以配置技能類型。您可以輸入 技能類型名稱、添加具體 技能 (如代數、微積分)、定義 級別 (如初學者、中級、專家，並設定進度百分比) 並選擇 預設級別 和 顯示顏色。

• 工作資訊選項卡 此選項卡包含與工作相關的詳細資訊，如員工的日程安排、角色、審批人、遠端工作設定和工作地點。

    ◦ 地點

        ▪ 工作地址：選擇工作地址，預設填充公司地址。

        ▪ 工作地點：選擇工作地點（如家、辦公室、其他）。您可以建立新的地點。

    ◦ 審批人

        ▪ 此部分僅當使用者具有 員工 應用程式的 管理所有員工 或 管理員 權限時可見，且需安裝相應的應用程式。

        ▪ 您可以設定 費用、休假、工時表 和 考勤 的審批人。

    ◦ 遠端工作

        ▪ 此部分僅在配置選單中啟用 遠端工作 設定時可見。

        ▪ 可為每週的每一天設定員工的預設工作地點。

    ◦ 日程安排

        ▪ 工作時間：選擇員工預計的工作時間。工作時間與公司的工作時間表有關，員工的工作時間不能超出公司安排的範圍。

        ▪ 時區：選擇員工的時區。

    ◦ 規劃

        ▪ 此部分僅在安裝 規劃 應用程式時可見。

        ▪ 角色：選擇員工可以執行的所有角色。

        ▪ 預設角色：選擇員工通常執行的預設角色。

• 個人資訊選項卡 此選項卡中的資訊非建立員工的必填項，但某些資訊可能對公司的薪資部門至關重要。

    ◦ 私人聯絡：包含私人地址、私人電子郵件、私人電話、銀行帳戶、家庭通勤距離和私人車牌。

    ◦ 緊急情況：填寫緊急聯絡人姓名和電話。

    ◦ 家庭狀況：用於稅務目的，影響 薪資 應用程式。包含婚姻狀況和受撫養子女數量。

    ◦ 公民身份：概述員工公民身份相關資訊，如國籍、身份證號碼、社會安全號碼、護照號碼、性別、出生日期、出生地和出生國家。

    ◦ 教育：可填寫一條最高學歷記錄，包含證書級別、學習領域和學校。

    ◦ 工作許可證：如果員工需要工作許可證，可填寫簽證號碼、工作許可證號碼、簽證到期日、工作許可證到期日，並上傳工作許可證文件。

• 薪資選項卡

    ◦ 此選項卡中的部分和欄位可能會因本地化設定而有很大差異。

    ◦ 通用欄位包括：法定姓名、薪資單語言 和 員工註冊號碼。

• 設定選項卡 此選項卡提供資料庫中不同應用程式的各種欄位。

    ◦ 狀態

        ▪ 員工類型：選擇員工類型（如員工、工人、學生等）。

        ▪ 相關使用者：將資料庫中的使用者連結到此員工。員工不需要是資料庫的使用者，但使用者會計入 Odoo 訂閱費用。

    ◦ 應用程式設定

        ▪ 每小時成本：輸入員工的每小時成本，此成本用於製造應用程式，不影響薪資應用程式。

        ▪ 車隊移動卡：如果適用，輸入車隊移動卡號碼。

    ◦ 考勤/銷售點

        ▪ 此部分僅在安裝 考勤 或 銷售點 應用程式時顯示。

        ▪ PIN 碼：輸入員工的 PIN 碼，用於考勤機或 POS 系統簽入簽出。

        ▪ 成就 ID：點擊 生成 建立成就號碼，然後可以 列印成就 生成 PDF 文件用於簽入。

2. 部門 (Departments)

在 員工 應用程式中，所有員工都屬於公司的特定部門。

2.1 建立新部門

1. 導航至 員工應用程式 ‣ 部門。

2. 點擊左上角的 新建 按鈕，出現空白部門表單。

3. 填寫以下資訊：

    ◦ 部門名稱：輸入部門名稱。

    ◦ 經理：選擇部門經理。

    ◦ 上級部門：如果新部門屬於另一個部門，選擇其上級部門。

    ◦ 公司：選擇部門所屬的公司 (僅在多公司資料庫中顯示)。

    ◦ 顏色：為部門選擇顏色。

    ◦ 考評模板：選擇用於本部門員工考評的模板 (僅在安裝 考評 應用程式時顯示)。

    ◦ 考評調查：選擇部門內請求員工回饋時使用的預設調查表 (僅在安裝 考評 應用程式並啟用 360 反饋 選項時顯示)。

4. 完成後，點擊 (雲上傳) 圖示手動儲存更改。儲存後，部門卡的右上方會出現 部門組織 圖表。

2.2 部門儀表板 

透過 員工應用程式 ‣ 部門 可查看所有已配置的部門，預設為看板視圖，也可切換到列表或層級視圖。

• 看板視圖

    ◦ 每個部門卡顯示：名稱、經理、公司、員工 數量、考評 次數、休假申請 數量、分配請求 數量、新申請人 數量、費用報告 數量、缺勤 人數，以及左側的 顏色條。

• 列表顯示

    ◦ 顯示 部門名稱、公司、經理、員工、上級部門 和 顏色。

• 層級視圖

    ◦ 以組織結構圖形式顯示部門，最高級部門位於頂部。每個部門卡顯示 部門名稱、經理、員工人數 及子部門數量。

3. 認證 (Certifications)

當工作需要特定知識時，追蹤員工的認證情況非常重要。Odoo 接受任何類型的認證，沒有限制。 重要：若要將認證新增到員工檔案並存取 員工認證報告，必須安裝 問卷調查 應用程式。

3.1 查看認證

1. 要查看所有員工認證的完整列表，請前往 員工應用程式 ‣ 報告 ‣ 認證。

2. 所有證書都顯示在列表視圖中，按員工分組。每個認證條目顯示：員工、名稱、有效期開始、有效期結束 和 認證 (如適用)。

3. 條目會進行顏色編碼：有效為黑色，過期為紅色，90 天內過期為橙色。

4. 您可以透過點擊搜索欄中的 (切換搜尋面板) 圖示，然後點擊 新增自訂群組，選擇 過期狀態 來按過期狀態篩選認證。

3.2 記錄認證

1. 前往 員工應用程式 ‣ 報告 ‣ 認證，點擊 新建。

2. 填寫以下資訊：

    ◦ 標題：簡短描述。

    ◦ 員工：選擇獲得認證的員工。

    ◦ 類型：選擇認證類型 (經歷、教育、社交媒體、內部認證、已完成內部培訓)，此欄位決定認證在員工履歷上的顯示位置。

    ◦ 顯示類型：選擇認證的顯示可見性 (經典 會顯示在員工履歷但不在報告中；認證 會同時顯示在履歷和報告中；課程 會顯示在履歷但不在報告中，且需選擇相應的 eLearning 課程)。

    ◦ 描述：認證描述。

    ◦ 持續時間：點擊日曆選擇認證有效期的開始和結束日期。

3. 一旦為員工記錄了認證，也可以直接從員工表單的 履歷 選項卡中的相應認證行旁邊的 新增 按鈕添加相同類型的新認證。

4. 成就 (Badges)

成就是工作場景的遊戲化設計元素，可因任何原因建立並授予任意使用者。 重要：成就只能授予資料庫使用者，且需安裝 線上學習 應用程式。

4.1 查看可用成就

• 前往 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 成就 查看預設配置的成就。

• 所有成就以看板視圖展示，包含成就 名稱、圖像、當月及累積授予人數、描述和獲授使用者的頭像。

4.2 建立成就

• 您可以透過 員工 應用程式的 成就 看板或 CRM 應用程式建立新成就。

• 在 員工 應用程式中，前往 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 成就，點擊左上角 新建 按鈕。

4.3 查看員工成就

• 打開 員工 應用程式並選擇員工檔案，點擊 已獲成就 選項卡。

• 備註：若未顯示該選項卡，請確認 設定 選項卡中的 關聯使用者 欄位已填寫。

4.4 授予成就

1. 打開員工檔案並進入 已獲成就 選項卡。

2. 點擊 授予成就 按鈕打開 獎勵員工 彈窗。

3. 在 感謝原因？ 欄位選擇要頒發的成就 (預設選項包括：表現優異、問題解決者、才華橫溢)。

4. 在描述欄位中輸入授予成就的簡要原因。

5. 點擊 獎勵員工 按鈕。

• 備註：使用者不能自己授予自己成就。

5. 設備 (Equipment)

許多員工都會獲得各種工作用品，如筆記型電腦、電話和印表機。大多數公司會追蹤這些設備，以便了解誰在使用什麼設備，並記錄設備的重要資訊，如序號、保固資訊和維護歷史。 備註：要追蹤員工設備，保養 應用程式必須安裝。

5.1 個人員工設備

• 在員工記錄中追蹤員工設備。導航至 員工 應用程式，點擊所需的員工記錄。

• 記錄頂部會顯示 設備計數 智慧按鈕，顯示分配給該員工的設備數量。

• 點擊 設備計數 智慧按鈕，所有分配給該員工的設備將以獨立的看板卡片顯示。

5.2 所有員工設備

1. 從員工的設備記錄開始 保養 應用程式，清除搜尋欄中預設的 指定員工 篩選器。

2. 點擊搜尋欄，在 分組依據 欄中選擇 員工，設備將按員工組織在看板視圖中。

3. 在顯示所有員工設備記錄的看板視圖中，可以透過拖曳設備卡片到所需的員工來重新分配設備。

5.3 將設備添加到員工記錄

1. 打開 員工 應用程式，點擊所需的員工記錄，然後點擊頂部的 設備計數 智慧按鈕。

2. 點擊左上角的 新建 按鈕，加載一個空白的 設備 表單。

3. 填寫員工設備的設備表單。

4. 小訣竅：您可以複製現有設備表單並修改，例如變更 序號 和 指定員工。

6. 新手簡介 (Onboarding)

當新員工受雇時，制定一個可遵循的入職程序非常重要。這可確保向員工提供資訊、設備和培訓，並將任何其他必要的業務步驟分配給正確的人員。

6.1 查看新手簡介計畫

1. 建議先查看 員工 應用程式預設配置的入職計畫。導航至 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 活動計畫。

2. 點擊 新手簡介 查看詳細的入職計畫表單。

3. 計畫表單顯示：計畫名稱、模型 (指定此計畫可用於何處，此處為 員工 應用程式)、部門 (可限制計畫的使用部門)。

4. 要建立的活動 選項卡列出了所有入職步驟，顯示 活動類型、摘要、分配 (誰完成活動，如發起時詢問、預設使用者、經理、教練、員工、車隊經理)。

6.2 修改新手簡介計畫

1. 導航至 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 活動計畫，點擊 新手簡介。

2. 點擊某個步驟進行修改，在彈出的 打開：活動 視窗中進行修改並 儲存。

3. 要新增步驟，點擊 要建立的活動 選項卡底部 新增一行，填寫資訊並 儲存並關閉 或 儲存並新建。

6.3 建立新手簡介計畫

• 若公司需要針對特定部門的入職程序，可建立新的部門專用入職計畫。

• 導航至所需的計畫並配置所有所需步驟。

6.4 啟動新手簡介計畫

1. 在員工被雇佣並建立員工檔案後，點擊其看板卡片進入員工檔案。

2. 點擊其員工檔案上的 啟動計畫 按鈕。

3. 在 計畫 欄位選擇所需的入職計畫，在 計畫日期 欄位設定日期 (通常為員工第一天)。

4. 配置完成後，點擊 排程 按鈕，Odoo 會根據各自的到期日排程計畫中的所有事項。

7. 離職手續 (Offboarding)

當員工離開公司時，制定離職計畫以確保遵循所有必要步驟非常重要，例如歸還設備、撤銷業務系統存取權限、填寫人資表格、進行離職面談等。

7.1 查看離職手續計畫

1. 建議先查看 員工 應用程式預設配置的離職計畫。導航至 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 活動計畫。

2. 點擊 離職手續 查看詳細的離職計畫表單。

3. 預設離職計畫包含：組織團隊內知識轉移、收回車隊 (僅當安裝 車隊 應用程式時顯示)、收回人資材料。

7.2 修改離職手續計畫

1. 導航至 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 活動計畫，點擊 離職手續。

2. 點擊某個步驟進行修改，在彈出的 打開：活動 視窗中進行修改並 儲存。

3. 要新增步驟，點擊 要建立的活動 選項卡底部 新增一行，填寫資訊並 儲存並關閉 或 儲存並新建。

7.3 建立離職手續計畫

1. 若公司需要針對特定部門的離職計畫，可建立新的部門專用離職計畫。

2. 導航至 員工應用程式 ‣ 設定 ‣ 活動計畫，點擊左上角的 新建 按鈕。

3. 填寫：計畫名稱、模型 (自動設定為 員工 應用程式)、部門 (可限制計畫使用部門)。

4. 點擊 新增一行 添加各步驟活動，填寫 活動類型、摘要、分配 (誰負責執行活動)、間隔 (活動的到期日期)。

7.4 啟動離職手續計畫

1. 在員工提出離職通知後，導航至 員工應用程式，點擊離職員工檔案。

2. 點擊 啟動計畫 按鈕。

3. 在 計畫 欄位選擇所需的離職計畫，在 計畫日期 欄位設定日期 (通常為員工通知離職的當天)。

4. 配置完成後，點擊 排程 按鈕，Odoo 會根據各自的到期日排程計畫中的所有事項。

7.5 員工歸檔

 在 Odoo 中，當員工離開公司時，他們必須被 歸檔。此步驟應在員工完全離職後進行。

1. 導航至 員工應用程式，找到離職員工並點擊其員工卡。

2. 在員工表單上，點擊左上角的 (齒輪) 圖示，選擇 歸檔，會彈出 員工終止 視窗。

3. 填寫以下欄位：

    ◦ 離職原因：從下拉選單中選擇原因 (已解雇、已辭職、退休、成為自由職業、雙方協商)。

    ◦ 合同結束日期：選擇員工在公司工作的最後一天。

    ◦ 詳細原因：輸入員工離職的簡短描述。

    ◦ 關閉活動：勾選每個活動類型旁的核選方塊以關閉或刪除相關的任何開放活動。建議勾選所有適用選項。選項包括：考評、合同、公司車輛、設備、人資資訊 (可勾選 發送存取連結，將所有個人人資檔案的下載連結發送到員工的私人電子郵件地址)。

4. 填寫完成後，點擊 應用。員工記錄將被歸檔，並且根據選擇將發送帶有個人文件下載連結的電子郵件。

7.5.1 發送人資文件存取連結

• 如果在歸檔員工時未發送存取連結，可在員工歸檔後隨時發送。

• 歸檔後，員工在主 員工 應用程式儀表板上將不再可見。要查看歸檔的員工，請導航至儀表板，點擊搜尋欄中的 (向下箭頭)，選擇 已歸檔。

• 點擊所需的員工打開其表單，點擊左上角的 (齒輪) 圖示，然後點擊 發送人資文件存取連結。

8. 員工留存報告 (Employee Retention Report)

您可以透過修改現有報告來確定公司的留存率。

8.1 確定留存率

1. 導航至 員工應用程式 ‣ 報告 ‣ 合同 打開 員工分析 報告。

2. 點擊左上角的 度量 按鈕，選擇 # 離職員工。

3. 點擊右上角的 (透視) 圖示，以透視表格式查看數據。

4. 各行按部門顯示不同員工，各列顯示總計：每月 薪資 預算、加油卡 預算、年度員工預算 總計 (年薪)、新員工 數量以及 離職員工 數量。

8.2 員工保留率比較報告

 可以比較兩個不同時間段內離職員工與現有員工總數的數據，這通常被稱為 員工保留率。

1. 導航至 員工應用程式 ‣ 報告 ‣ 合同 打開 員工分析 報告。

2. 點擊右上角的 (透視) 圖示，在透視表中查看資訊。

3. 點擊左上角的 指標 按鈕，取消選擇 # 新員工、年度員工預算、加油卡 和 工資，然後點擊列表底部的 計數 以啟用該指標。

4. 現在報告顯示了 過去 365 天 中所有離開公司的員工 (# 離職員工) 以及員工總數 (總數)。

5. 要比較當年和上一年的數據，點擊搜尋欄中的 (向下箭頭)，在 篩選項 列中關閉 過去 365 天 篩選器。

6. 然後點擊 日期，並從下拉選單中選擇當前年份 (例如 2024)。

7. 在 篩選器 列的 日期 下方選擇後，會出現 比較 列。點擊新列中的 日期：上一年。

    ◦ 備註：在 Odoo 中，要存取 比較 列，必須選擇 過去 365 天 以外的特定時間，否則 比較 列將 不 可見。

8. 現在，數據透視表顯示了離職員工總數 (# 離職員工) 和列中的員工總數 (計數)。這些數據按兩個不同年份進一步劃分，並顯示兩者之間的 差異。

9. 透過點擊部門和員工頂行上方的 總計 可折疊行，以更簡潔地查看此報告。

10. 要查看各部門更詳細的比率，點擊單行中的 總計，顯示下拉選單，然後點擊 部門。